De nuestra serie de cartas ejemplares… porque de vez en cuando
necesita comunicarse con el personal de la escuela
concerniente a la educación de su hijo.
Actualizado, septiembre de 2022
Esta publicación breve viene de una Guía para Padres más amplia cuya enfoque es la comunicación por correspondencia—las ocasiones en las cuales un padre querría comunicarse por escrito con la escuela de su niño sobre algun problema o preocupación que tiene acerca de la educación o bienestar del niño.
Este archivo electrónico trata la situación en la cual un padre querría solicitar los expedientes escolares de su niño y presenta una carta modelo que el padre podría escribir a la escuela en esa circunstancia.
Discusión de “Expedientes”
IDEA es la ley federal de educación especial para estudiantes con discapacidades. Esta ley le da el derecho a ver todos los expedientes escolares de su hijo. Esto incluye expedientes sobre su identificación, su evaluación, la ubicación educativa y el programa de educación especial. Ud. también tiene el derecho a pedir a la escuela que le explique e interprete los archivos. Además, puede pedir a la escuela una copia de los archivos de su hijo. Pueden cobrarle un honorario razonable por hacerle una copia.
Para los detalles de estos derechos de los padres, visite Confidencialidad y Acceso a los Expedientes de Su Niño.
¿Cuáles podrían ser algunos de los motivos para solicitar las copias de los expedientes de la escuela de mi hijo?
Los expedientes escolares contienen una información muy valiosa sobre los puntos fuertes y las áreas de necesidad de su hijo. Estos archivos pueden proporcionar un instrumento formal de comunicación entre los profesionales de la escuela, Ud., y otros profesionales que pueden trabajar con su hijo. Los siguientes son algunos motivos por los que Ud. podría tener que solicitar una copia de los expedientes de su hijo:
Revisar los expedientes le permite estar seguro de que estén correctos y de que contienen toda la información necesaria.
Cuando su familia se muda a un distrito escolar nuevo, los expedientes pueden tener que ser enviados a la escuela nueva.
Cuando Ud. lleva a su hijo para que lo evalúen independientemente, las copias de anteriores expedientes pueden ser muy útiles.
Los expedientes pueden ayudar al personal de otros programas a los que su hijo asiste (como campamentos, tutores, o escuelas en hospitales) a diseñar sus actividades.
Programas postsecundarios pueden tener que ver las copias de los expedientes de su hijo.
Es buena idea tener una copia de sus expedientes en casa, sobre todo si su hijo está terminando la escuela.
¿A quién le debo dirigir la carta?
Esto dependerá de cuán cómodo Ud. se sienta con el inglés. Si Ud. no se siente cómodo hablando inglés y la escuela tiene personal que habla español, llame a esta persona. Si la escuela no tiene personal que habla español, pídale a un amigo bilingüe o un miembro de su familia que llame a la escuela. Explíquele que Ud. quiere revisar los achivos de su niño y, posiblemente, una copia de éstos, y pregúntele quién debe recibir la carta.
El director es responsable de las actividades en la escuela, y Ud. puede dirigir ciertas cartas al director de la escuela de su hijo. En algunos casos, Ud. encontrará que la carta debe enviarse al Director de Educación Especial en el distrito local. Llame para verificar el nombre y dirección de esta persona. También recuerde que debe hacer una copia de su carta para enviársela al maestro de su niño, para que él o ella esté al tanto de lo que está pasando y de sus preocupaciones.
¿Qué debo decir en la carta, en términos generales?
Es importante que toda correspondencia formal sea corta y precisa. Pregúntese Ud. mismo las siguientes preguntas, y luego contéstelas en su carta.
¿Por qué estoy escribiendo esta carta?
¿Cuáles cosas me preocupan específicamente?
¿Qué espero yo de la persona a quien le estoy dirigiendo la carta?
¿Qué preguntas tengo?
¿Qué clase de respuesta deseo: una carta, reunión, llamado telefónico, o alguna otra cosa?
¿Qué más deseo decir en la carta?
La carta que Ud. escriba debe incluir cierta información específica.
- Asegúrese de incluir la fecha en la cual Ud. escribió la carta.
- Indique el nombre completo de su hijo y su ubicación actual.
- Manténgase enfocada en lo que Ud. desea, y no en otras cosas.
- Dé su dirección y el número de teléfono al cual se le puede llamar.
- Asegúrese de explicar lo que Ud. desea, para que así la persona a quien Ud. se dirige sepa cómo ayudarle.
Carta Modelo en español: Cómo Solicitar los Expedientes Escolares de Su Niño
La Fecha de Hoy (incluya el mes, el día y el año)
Su Nombre
Dirección de la Calle
Ciudad, Estado, Código Postal
Número de Teléfono durante el Día
Nombre la Persona a Quien Ud. Escribe
Dirección de la Calle
Ciudad, Estado, Código Postal
Estimado (nombre),
Le escribo para concertar una cita e ir a repasar todos los expedientes de mi hijo. Mi hijo / hija, (el nombre del hijo), está en el curso ( ___) en (el nombre de escuela), en la clase de (el nombre del profesor) . También necesitaré copias de algunos o de todos estos expedientes.
Por favor avíseme dónde y cuándo puedo ir a ver los archivos. Necesito éstos para el día (la fecha). Ud. puede localizarme durante el día en el (dé su número de teléfono).
Espero una pronta respuesta. Gracias por su ayuda.
Atentamente,
Su nombre
La Misma Carta en inglés
Dear (nombre),
I am writing to schedule a time to come and review all of my child’s records. My son/daughter, (el nombre del hijo), is in the (___) grade at (el nombre de escuela), in (el nombre del profesor) class. I will also need copies of some or all of these records.
Please let me know where and when I can come in to see the records. I need these records by (la fecha). You can reach me during the day at (dé su número de teléfono).
I look forward to hearing from you soon. Thank you for your assistance.
Sincerely yours,
Su nombre completo
¿Quisiera leer otra carta en este serie?
Las otras cartas modelos disponibles son las siguientes:
Carta 1. Cómo solicitar una evaluación de su niño a fin de recibir servicios de educación especial.
Carta 2. Cómo solicitar una reunión para revisar el IEP de su niño.
Carta 3. Cómo solicitar un cambio en la ubicación de su niño.
Carta 4. Cómo solicitar los expedientes escolares. (¡Este archivo!)
Carta 5. Cómo solicitar una evaluación independiente.
Carta 7: Cómo solicitar una notificación previa por escrito.